SIGMA- materiały eksploatacyjne do drukarek, drukarki, materiały biurowe, akcesoria IT

REGULAMIN

PREAMBUŁA

Niniejszy Regulamin określa zasady współpracy pomiędzy firmą SIGMA Joanna Rąpała (dalej: „Firma SIGMA”, w skrócie „SIGMA”) a podmiotami składającymi zamówienia (dalej: „Zamawiający”), w tym zasady składania, realizacji i reklamacji zamówień na materiały eksploatacyjne do urządzeń drukujących oraz inne towary oferowane przez Firmę SIGMA.

Regulamin stanowi wzorzec umowny w rozumieniu art. 384 §1 Kodeksu cywilnego i wiąże Zamawiającego, jeżeli został mu doręczony lub udostępniony przed zawarciem umowy, albo jeżeli Zamawiający mógł się z łatwością dowiedzieć o jego treści, w szczególności w związku z dotychczasową współpracą stron (art. 384 §2 Kodeksu cywilnego).

Odniesienie do treści niniejszego Regulaminu, wraz ze wskazaniem adresu strony internetowej, pod którym jest on dostępny, zamieszczane jest w stopce każdej wiadomości e-mail wysyłanej przez Firmę SIGMA. Zapewnia to Zamawiającemu możliwość zapoznania się z treścią Regulaminu przed złożeniem zamówienia oraz każdorazowo w toku dalszej korespondencji, co stanowi udostępnienie Regulaminu w rozumieniu art. 384 §2 Kodeksu cywilnego.

W przypadkach, w których Firma SIGMA i Zamawiający zawarli odrębną umowę na dostawę towarów (w tym umowę zawartą w trybie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych), w zakresie w niej nieuregulowanym zastosowanie mają postanowienia niniejszego Regulaminu zgodnie z zasadą swobody kształtowania treści stosunku prawnego wyrażoną w art. 353¹ Kodeksu cywilnego. W przypadku sprzeczności pomiędzy postanowieniami takiej umowy a postanowieniami Regulaminu, pierwszeństwo mają postanowienia umowy indywidualnej (art. 385 §1 Kodeksu cywilnego).

§ 1 Warunki realizacji zamówienia

1. Zamawiający może składać zamówienia przez 7 (siedem) dni w tygodniu i 24 (dwadzieścia cztery) godziny na dobę za pośrednictwem poczty elektronicznej.

2. Po złożeniu zamówienia, stanowiącego ofertę oraz zawarcie umowy w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego, firma SIGMA przesyła na podany przez Zamawiającego adres e-mail potwierdzenie otrzymania zamówienia. Potwierdzenie otrzymania zamówienia jest oświadczeniem firmy SIGMA o przyjęciu oferty. Umowa jest uważana za zawartą z chwilą otrzymania przez Zamawiającego potwierdzenia otrzymania zamówienia. Firma SIGMA nie ponosi odpowiedzialności za błędnie przesłane zamówienie lub użycie błędnego adresu e-mail.

3. Przedmiot zamówienia może być dostarczony do Zamawiającego w zależności od jego wyboru:

a) udostępniony do odbioru osobistego Zamawiającego;

b) wysłany na adres wskazany w zamówieniu wraz z kosztami transportu nie mniej niż 15,00 zł netto;

4. Firma SIGMA zastrzega sobie prawo wyłączenia niektórych kanałów dostawy zamówień oraz form płatności, w zależności do wskazanych przez firmę SIGMA produktów, kategorii produktowych lub liczby zamawianych produktów.

5. Firma SIGMA zastrzega sobie prawo wyłączenia niektórych lub wszystkich kanałów dostawy zamówień oraz form płatności dla Zamawiającego, który ma zaległości w opłatach względem firmy SIGMA. W tym przypadku Zamawiający otrzyma na wskazany przez siebie adres e-mail informację o nieopłaconych zobowiązaniach względem firmy SIGMA z prośbą o kontakt z działem rozrachunków firmy SIGMA. Przywrócenie wyłączonych kanałów dostawy lub form płatności może nastąpić po złożeniu przez Zamawiającego kolejnego zamówienia i uregulowaniu wszystkich zaległych płatności. W przypadku braku zamówionego produktu, firma SIGMA poinformuje Zamawiającego o zaistniałej sytuacji, przekazując wiadomość na wskazany przez Zamawiającego adres e-mail lub numer telefonu. Bezskuteczne wezwanie do uiszczenia zaległości względem firmy SIGMA skieruje nieuiszczony dokument do windykacji.

6. W przypadku, gdy realizacja części zamówienia nie będzie możliwa, SIGMA może zaproponować Zamawiającemu:

a) anulowanie całości zamówienia (w przypadku wyboru tej opcji przez Zamawiającego firma SIGMA będzie zwolniona z obowiązku realizacji zamówienia);

b) anulowanie zamówienia w części, w której realizacja nie jest możliwa w wyznaczonym terminie (w przypadku wyboru tej opcji przez Zamawiającego zamówienie zostanie zrealizowane w części, przy czym firma SIGMA będzie zwolniona z obowiązku jego realizacji w pozostałym zakresie);

c) podział zamówienia i wyznaczenie nowego terminu realizacji w odniesieniu do tej części zamówienia, której realizacja nie jest możliwa w pierwotnie wyznaczonym terminie (w przypadku wyboru tej opcji przez Zamawiającego wysłanie składających się na zamówienie produktów zostanie dokonane w kilku odrębnych przesyłkach);

§ 2 Ceny produktów

1. Firma SIGMA przygotowuje oferty cenowe indywidualnie dla każdego klienta w przypadku przesłania zapytania o cenę produktu. Po otrzymaniu wyceny i chęci złożenia zamówienia, Zamawiający powinien upewnić się, czy dane ceny i dostępność zamawianych produktów są aktualne z uwagi na zmienność cen rynkowych, walutowych i dostępności towaru, a także czy zamówienie będzie objęte dodatkowymi kosztami realizacji, np. koszty transportu, bądź czy nie zawierają informacji na temat ewentualnych opłat celnych w przypadku towaru z importu. Firma SIGMA nie ponosi odpowiedzialności za brak dokonania niezbędnych procedur administracyjnych przed zakupem towarów nieujętych w cennikach do umów, a co do takich obejmowane są one ceną sprzedaży na dzień złożenia zamówienia.

2. Ceną wiążącą i ostateczną jest cena produktu uwzględniona w ofercie cenowej przesłanej do klienta w odpowiedzi na zapytanie cenowe lub wskazana na dokumencie sprzedaży. Każda cena wysłana w odpowiedzi na zapytanie cenowe indywidualnie do klienta stanowi jego indywidualną ofertę.

3. Ceną wiążącą i ostateczną jest również cena produktu wskazana na dokumencie sprzedaży, również w sytuacji braku skierowania zapytania o cenę produktu. W przypadku niezapoznania się z aktualną ofertą cenową przed złożeniem zamówienia, cena towaru na fakturze jest ceną ostateczną, nie podlega zmianie, oraz nie jest podstawą do wnoszenia roszczeń. Firma SIGMA nie będzie uwzględniała cen podanych innemu Zamawiającemu, oraz cen zaczerpniętych z innych źródeł sprzedaży.

4. Firma SIGMA nie ponosi odpowiedzialności za błędne wyliczenia dokonane przez Zamawiającego. Oferta cenowa dla klienta jest wiążąca przez 7 dni roboczych, licząc od dnia jej wysłania; po tym terminie Firma SIGMA zastrzega sobie możliwość zmiany cen poszczególnych produktów (odrębnym przypadkiem jest zawarta umowa z Zamawiającym w przypadku produktów uwzględnionych w cennikach do umowy).

5. W przypadku, gdy w zapytaniu ofertowym, ofercie cenowej, umowie lub zamówieniu nie wskazano wprost rodzaju materiału eksploatacyjnego (tj. czy przedmiotem wyceny lub zamówienia ma być produkt oryginalny, pochodzący od producenta urządzenia, czy produkt równoważny- zamiennik), przyjmuje się, że przedmiotem wyceny oraz zamówienia jest produkt równoważny (zamiennik). Zamawiający zainteresowany produktem oryginalnym zobowiązany jest wskazać to wyraźnie w treści zapytania ofertowego lub zamówienia.

§ 3 Modyfikacja zamówienia

1. Zamawiający może dokonywać zmian w zamówieniu aż do momentu zatwierdzenia zamówienia przez Firmę SIGMA. Zmiany mogą dotyczyć wymiany produktów, rezygnacji z całości bądź z części produktów składających się na zamówienie (nie dotyczy sektora jednostek budżetowych), zmiany w adresie dostawy, lub zmiany danych na fakturze. W przypadku rezygnacji z zamówienia (nie dotyczy sektora jednostek budżetowych), jeżeli zapłata została dokonana z góry, zwrot zapłaty nastąpi zgodnie z zasadami określonymi w w/w regulaminie.

2. Zmian i ustaleń można dokonywać poprzez kontakt z opiekunem handlowym wyłącznie w formie mailowej.

§ 4 Formy płatności i rozpoczęcie realizacji zamówienia

1. Zamawiający ma możliwość dokonania zapłaty w jeden z następujących sposobów:

a) gotówką / za pobraniem;

b) przelewem bankowym (przedpłata) na konto firmy Sigma wskazane na fakturze;

§ 5 Czas realizacji zamówień

1. Czas realizacji zamówień nie przekracza 72h; W przypadku wydłużonego czasu realizacji Firma SIGMA poinformuje niezwłocznie o tym fakcie Zamawiającego. Powyższa informacja to orientacyjny czas liczony od momentu przyjęcia zamówienia, po realizację, chwilę wysłania przedmiotu zamówienia do Użytkownika, bez uwzględnienia czasu dostawy faktycznej przez operatora pocztowego albo firmę kurierską. Czas realizacji zamówienia jest podawany z uwzględnieniem terminu skompletowania wszystkich zamówionych produktów.

2. Przedmiot zamówienia jest przekazywany niezwłocznie po skompletowaniu zamówienia, w zależności od wybranej przez Użytkownika opcji dostawy, do wysłania za pośrednictwem GLS wskazanej w zamówieniu przez Zamawiającego lub przygotowany do odbioru osobistego. Zamawiający, który wybrał możliwość osobistego odbioru przedmiotu zamówienia otrzymuje informację od firmy SIGMA, że przedmiot zamówienia został przygotowany do odbioru.

3. W przypadku zamówienia dokonanego przez Zamawiającego lub konsumenta, realizacja zamówienia nastąpi niezwłocznie, nie później niż w okresie 30 dni od dnia zawarcia umowy.

§ 6 Warunki reklamacji

1. Firma SIGMA ma obowiązek dostarczenia Użytkownikowi przedmiotu zamówienia wolnego od wad. Firma SIGMA ponosi odpowiedzialność za wady rzeczy na zasadach określonych w Kodeksie Cywilnym, w szczególności w artykułach § 556 i § 556.1 – § 556.3.

2. Użytkownik ma prawo do złożenia reklamacji zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, podczas gdy stwierdził niezgodności dostarczonych produktów z umową, Zamawiający ma obowiązek zawiadomić firmę SIGMA o stwierdzonej niezgodności.

3. Firma SIGMA niezwłocznie ustosunkuje się do reklamacji Zamawiającego i powiadomi Zamawiającego o sposobie dalszego postępowania. W przypadku reklamowania asortymentu pochodzącego od producenta sprzętu (oryginalnego) czas rozpatrzenia reklamacji zależy od terminu jej rozpatrzenia przez producenta.

4. Warunkiem koniecznym, aby Firma SIGMA rozpatrzyła reklamację, jest dostarczenie przez Zamawiającego reklamowanego produktu lub produktów wraz z dowodem zakupu i opisem reklamacji (o ile odrębna umowa nie stanowi inaczej). W przypadku nieprawidłowego złożenia reklamacji przez Zamawiającego, Firma SIGMA wezwie Zamawiającego do uzupełnienia braków reklamacji w terminie 3 dni od doręczenia takiego wezwania. W przypadku braku ustosunkowania się do w/w wezwania Firma SIGMA odrzuci reklamację Zamawiającego.

5. Zamawiający ma obowiązek poinformować firmę SIGMA o wysyłce paczki na w/w adres. Brak informacji może spowodować brak przyjęcia paczki w magazynie.

6. W przypadku rozpatrzenia reklamacji na korzyść Zamawiającego, firma SIGMA naprawi lub wymieni Zamawiającemu reklamowany produkt na pełnowartościowy, lub jeżeli wymiana nie będzie możliwa, zwróci należność za reklamowany produkt w ciągu 30 (trzydziestu) dni od daty rozpatrzenia reklamacji.

7. W przypadku rozpatrzenia reklamacji na niekorzyść Zamawiającego, Zamawiający ma możliwość skorzystania z alternatywnych metod rozstrzygania sporów, tj. zwrócenia się o interwencję do neutralnej strony, takiej jak rozjemca w postępowaniu pojednawczym, mediator, rzecznik praw.

8. W przypadku uszkodzenia urządzenia z winy materiałów dostarczonych przez firmę SIGMA, Zamawiający ma obowiązek poinformowania w pierwszej kolejności firmę SIGMA o zaistniałym fakcie. Firma Sigma nie ponosi odpowiedzialności za samowolne wezwanie serwisu oraz samowolne naprawy drukarki przez Zamawiającego. Firma SIGMA nie będzie zwracać z tego tytułu żadnych kosztów poniesionych przez Zamawiającego oraz nie przyjmie takiego urządzenia/ materiałów eksploatacyjnych do reklamacji.

9. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia urządzenia z winy dostarczonych przez Firmę SIGMA materiałów, Firma SIGMA wezwie autoryzowany serwis celem sprawdzenia urządzenia. W przypadku uszkodzenia urządzenia z winy Zamawiającego, Zamawiający poniesie wszelkie koszty wyceny, naprawy urządzenia oraz nie będzie wnosił co do tego żadnych roszczeń.

§ 7 Warunki gwarancji

1. Produkty sprzedawane przez firmę SIGMA mogą być objęte gwarancją udzieloną przez producenta bądź dystrybutora. Informacji na ten temat udzieli opiekun handlowy Zamawiającego.

2. W przypadku produktu, na który producent lub dystrybutor udzielił gwarancji, Zamawiający może reklamować produkt posiadający wady:

a) korzystając z uprawnień wynikających z udzielonej gwarancji, w tym wypadku Zamawiający reklamuje produkt bezpośrednio do gwaranta (podmiotu udzielającego gwarancji), a firma SIGMA jest tylko pośrednikiem przekazującym reklamację. Zamawiający według swego wyboru może zgłosić się bezpośrednio do serwisu gwarancyjnego albo do firmy SIGMA;

b) korzystając z uprawnień przysługujących mu od sprzedawcy w związku z niezgodnością produktu z jego opisem;

§ 8 Rezygnacja z zamówienia oraz odstąpienie od umowy

1. Firma SIGMA co do zasady nie przyjmuje zwrotów towarów prawidłowo dostarczonych zgodnie ze złożonym zamówieniem. Ewentualny zwrot towaru jest możliwy wyłącznie po uprzednim uzgodnieniu z opiekunem handlowym Zamawiającego i za jego zgodą, z zastrzeżeniem ust. 3 poniżej dotyczącego jednostek budżetowych. Powyższe postanowienia nie dotyczą sytuacji, w których obowiązujące przepisy prawa bezwzględnie przyznają Zamawiającemu będącemu konsumentem prawo odstąpienia od umowy (w szczególności na podstawie ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta), a także przypadków reklamacji i gwarancji uregulowanych odpowiednio w §6 i §7 niniejszego Regulaminu.

2. Zamawiający może zrezygnować z zamówienia (nie dotyczy sektora jednostek budżetowych), jeśli składające się na nie produkty nie zostały jeszcze zamówione, wysłane, bądź nie dokonano wszystkich niezbędnych czynności w celu prawidłowego złożenia zamówienia, kontaktując się z opiekunem handlowym.

3. Zwroty przedmiotu zamówienia dokonywane na podstawie niniejszego regulaminu należy kierować na adres biura firmy SIGMA, w którym dokonano zakupu. Jednostkom budżetowym oraz innym podmiotom sektora finansów publicznych zwrot towaru nie przysługuje- zakupy materiałów eksploatacyjnych dokonywane są przez te podmioty w celu wykonywania zadań statutowych i czynności służbowych, co wyklucza zwrot towaru z przyczyn niezwiązanych z wadą towaru lub reklamacją.

4. W przypadku odstąpienia od umowy Zamawiający ponosi wszystkie i bezpośrednie koszty związane ze zwrotem przedmiotu zamówienia do firmy SIGMA w wysokości 30% wartości zwracanego zamówienia.

5. Zamawiający ponosi odpowiedzialność za zmniejszenie wartości przedmiotu zamówienia będące wynikiem korzystania z niego w sposób wykraczający poza konieczny do stwierdzenia jego charakteru, cech i funkcjonowania.

6. Firma SIGMA nie odbiera kierowanych do niej przesyłek odesłanych przez Zamawiającego za pobraniem, zwrotów nieuzasadnionych, nieskonsultowanych z opiekunem handlowym i nie odpowiada za koszty poniesione przez Zamawiającego związane z takimi przesyłkami.

7. W przypadku zwrotu nieustalonego z opiekunem handlowym bądź nieuzasadnionego, firma SIGMA naliczy opłatę manipulacyjną za magazynowanie towaru od dnia przyjęcia zwrotu na magazyn. Opłata w wysokości 100zł netto za każdy dzień magazynowania, włącznie z dniem odbioru towaru przez klienta we własnym zakresie z magazynu firmy. Opłata zostanie ujęta na dokumencie w dniu odbioru, bądź z końcem roku kalendarzowego.

8. Wszelkie płatności między stronami następują poprzez zapłatę sumy nominalnej wyrażonej w złotych polskich. W przypadku, gdy płatność została wykonana z rachunku bankowego prowadzonego w walucie obcej, zwrot płatności zostanie zrealizowany na ten rachunek bankowy w polskich złotych.

9. Zamówienia dokonane poza obowiązującą strony umową nie podlegają zwrotom, chyba że strony ustaliły inaczej.

§ 9 Bezumowne magazynowanie towaru

1. W przypadku braku odbioru towaru przez Klienta w terminie 3 dni od otrzymania wezwania, po jego bezskutecznym upływie zostanie naliczona opłata za bezumowne magazynowanie towaru w wysokości 100 zł netto za każdy rozpoczęty dzień przechowywania od momentu pierwszego wezwania, aż do dnia faktycznego wydania towaru właścicielowi.

2. Podstawę prawną naliczania powyższej opłaty stanowią przepisy Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 471 dotyczące nienależytego wykonania zobowiązania przez dłużnika (zwłoka wierzyciela w odbiorze) oraz art. 483 i następne, a także przepisy dotyczące przechowania (art. 835 i nast. k.c.), które uprawniają przechowawcę do żądania wynagrodzenia oraz zwrotu kosztów związanych z utrzymaniem rzeczy w należytym stanie.

3. Klient zostanie obciążony kosztami magazynowania na podstawie noty obciążeniowej lub faktury VAT wystawionej w dniu wydania towaru, bądź końcu stosunku umowy, w zależności od zaistniałego.

§ 10 Zwrot należności Użytkownikom

1. Firma SIGMA dokona zwrotu należności w ciągu 30 dni kalendarzowych w przypadku:

a) anulowania zamówienia lub części zamówienia, o którym mowa w regulaminie (w takim przypadku zwrotowi podlega odpowiednia część ceny), opłaconego z góry przez Zamawiającego przed jego realizacją;

b) odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego;

c) uznania reklamacji i braku możliwości naprawy uszkodzonego produktu lub wymiany na nowy;

2. W przypadku zwrotu przedmiotu zamówienia (odstąpienie od umowy) przez Zamawiającego-konsumenta, firma SIGMA dokona zwrotu należności Zamawiającemu-konsumentowi (wraz z kosztami dostarczenia przedmiotu zamówienia do Zamawiającego-konsumenta) niezwłocznie po złożeniu przez niego oświadczenia o odstąpieniu, nie później jednak niż w terminie 30 dni od dnia, w którym firma SIGMA otrzymała oświadczenie Zamawiającego o odstąpieniu.

3. Firma SIGMA może wstrzymać się ze zwrotem Zamawiającemu należności wskazanych w ust. 2 powyżej, do chwili otrzymania przedmiotu zamówienia w nienaruszonym stanie (zgodnie z regulaminem).

4. Zwrot należności nastąpi na rachunek bankowy Zamawiającego. Firma SIGMA nie jest zobowiązana do zwrotu należności bezpośrednio Zamawiającemu, jeżeli dokonał on płatności za zamówienie przy użyciu cudzego rachunku bankowego, karty kredytowej lub płatniczej. W takim przypadku, w razie wystąpienia jednej z przesłanek zwrotu należności, o których mowa w ust. 1 powyżej, zwrot nastąpi bezpośrednio na rzecz posiadacza rachunku bankowego lub karty kredytowej.

§ 11 Dane osobowe

1. Składając zamówienie, Zamawiający wyraża zgodę na przetwarzanie przez firmę SIGMA danych osobowych (imię, nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, NIP, dane teleadresowe firmy) w celu realizacji zamówień Zamawiającego.

2. Podanie danych osobowych przez Zamawiającego jest dobrowolne, jednak brak zgody na przetwarzanie danych osobowych uniemożliwia współpracę oraz realizowanie zamówień Zamawiającego.

3. Administratorem danych osobowych Zamawiającego jest firma SIGMA.

4. Dane osobowe są chronione zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich.

5. Administrator danych nie ponosi odpowiedzialności za podanie nieprawdziwych danych osobowych przez Zamawiającego.

6. Zamawiający mają prawo do wglądu do swoich danych osobowych, poprawiania ich oraz żądania ich usunięcia.

§ 12 Postanowienia końcowe

1. Informacje o produktach nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

2. Firma SIGMA nie ponosi odpowiedzialności za blokowanie przez administratorów serwerów pocztowych przesyłania wiadomości na adres e-mail wskazany przez Zamawiającego oraz za usuwanie i blokowanie wiadomości e-mail przez oprogramowanie zainstalowane na komputerze używanym przez Zamawiającego.

3. W sprawach nieuregulowanych w regulaminie mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, a zwłaszcza Kodeksu Cywilnego oraz przepisy Ustawy o prawach konsumenta (Dz. U. z 2014 r., poz. 827).

4. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 01.08.2014 r. Zmiany wprowadzone niniejszą wersją Regulaminu (Preambuła oraz § 2 ust. 5, § 8 ust. 1 i ust. 3) obowiązują od dnia 01.01.2026 r.

5. Firma SIGMA zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. Zamówienia złożone przez Zamawiającego przed wejściem w życie zmian regulaminu są realizowane według dotychczasowych postanowień regulaminu.

6. Firma SIGMA nie ponosi odpowiedzialności za niezapoznanie się z Regulaminem przed złożeniem jakiejkolwiek dyspozycji.

7. Nawiązanie współpracy jest adekwatne z akceptacją postanowień regulaminu bez zastrzeżeń i na warunkach w nim zawartych.